強化加油站的資金管理
來(lái)源：本站 發(fā)布日期：2006/4/6 17:38:27 點(diǎn)擊次數：4476
加油站的資金管理是石化企業(yè)財務(wù)管理工作的一項重要內容。加強加油站的資金管理，對確保資金流的合理、有序、安全流動(dòng)，減少壞賬損失、加速資金周轉、提高資金使用效率都具有重要意義�？茖W(xué)地對加油站資金進(jìn)行管理，可以確保資金足額、及時(shí)、安全地回籠，并通過(guò)制定合理的賒銷(xiāo)策略，減少經(jīng)濟糾紛，為企業(yè)創(chuàng )造最佳經(jīng)濟效益。
由于在資金管理上存在著(zhù)薄弱環(huán)節，因此不少加油站存在貨款被騙、被盜、被搶?zhuān)患佑驼竟ぷ魅藛T收取油款、客戶(hù)加油保證金隱瞞不報，內部勾結、共同貪污，內外串通、共同作案經(jīng)濟犯罪以及債務(wù)人逾期不履行償債義務(wù)等問(wèn)題。為此筆者認為應該從以下諸多方面加強管理。
一、建立完善的各項內部控制制度
1．制定銷(xiāo)售業(yè)務(wù)操作流程制度和臺賬管理制度。設定合理的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)操作流程，嚴格按標準處理每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，防止管理過(guò)程中出現漏洞，造成經(jīng)濟損失。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)操作流程一般為：加油———收款、開(kāi)票、記賬———統計銷(xiāo)量、當日銷(xiāo)售額現金———核對賬、款、走字表———編制日報表———解繳款項———單據交財務(wù)部門(mén)。要求加油站設置銷(xiāo)售、現金等管理臺賬，并按規定每天必須及時(shí)填報加油站銷(xiāo)售日報表、班組銷(xiāo)售日報表，交資金監控員審核。
2．落實(shí)崗位責任制制度。明確各崗位資金管理方面的權限、責任及牽制制度。如：收款員負責貨款現金、支票的收存，并與統計員、出納員相互牽制核對；出納員負責貨款現金、支票的解繳，并與統計員、收款員相互牽制核對；統計員負責賬、款的記錄、統計，并與出納員、收款員相互牽制核對。
3．制訂《加油站資金管理制度》并貫徹落實(shí)到位。如：各加油站的所有收入款項必須納入賬內核算，不得隱瞞銷(xiāo)售收入、截留、轉移資金，私設“小金庫”；收入款做到日清月結，賬款相符；嚴禁“坐支”現金；嚴格執行《應收賬款管理規定》。所有賒銷(xiāo)必須有審批、協(xié)議書(shū)等手續，財務(wù)部門(mén)必須存檔備案。
4．設立網(wǎng)點(diǎn)財務(wù)監管員制度和零售管理員制度。網(wǎng)點(diǎn)財務(wù)監管員和零售管理員對其管轄的加油站資金的真實(shí)性、合法性、安全性負有責任，并在工作上相互監督。
5．建立重大事項報告制度。如：貨款被騙、被盜、被搶?zhuān)患佑驼竟ぷ魅藛T經(jīng)濟犯罪；加油站工作人員有不良嗜好（如賭博、吸毒等）或出現個(gè)人經(jīng)濟危機；債務(wù)人破產(chǎn)或者失蹤、逾期未履行償債義務(wù)等事項均應及時(shí)報告。
6．實(shí)行壞賬準備金制度。嚴格賬務(wù)處理，按會(huì )計制度規定計提壞賬準備金。
二、加強加油站資金的日常監督
1．加油站現金收入管理。加油站現金收入包括當日貨款、收回以前賒銷(xiāo)款、收客戶(hù)加油保證金等�，F金收入管理包括從油品銷(xiāo)售到資金安全回籠的過(guò)程。
�。�1）加強加油站收銀員的素質(zhì)教育和業(yè)務(wù)培訓。要使加油站收銀員能自覺(jué)、認真做好本職工作并對現金收支差錯、資金短少、假幣、被騙承擔責任，同時(shí)要完善加油站硬件設施，包括點(diǎn)鈔機、加油站銷(xiāo)售監控系統。
�。�2）現金收入暫存、送存安全。規定加油站營(yíng)業(yè)柜臺最高資金存放量，一般只保留找零現金，給加油站配備相應保險柜臺。根據實(shí)際需要購買(mǎi)加油站現金險。有大額資金回籠的當天，必須配備護送員或必要的交通工具。積極與銀行協(xié)商，爭取銀行上門(mén)收款，減少現金丟失的風(fēng)險。
�。�3）公司必須配備零管員加強監督。每月終了，各片區（銷(xiāo)售中心）、市公司本部必須在財務(wù)分析中對各加油站增加價(jià)格分析內容，并在全區范圍內進(jìn)行對比分析。零管等部門(mén)，對其內容要進(jìn)行抽查，找出差價(jià)存在原因，做出相應處理，防范套取加油差價(jià)收入的行為和虛掛往來(lái)單位、刻意增加記賬單位往來(lái)款現象的發(fā)生。
2．實(shí)施“全員、全方位、全過(guò)程”的日常監督。由零售管理、審計、紀檢監察、財務(wù)部門(mén)對加油站資金從不同的角度進(jìn)行交叉檢查，并每月聯(lián)合召開(kāi)“應收賬款分析例會(huì )”，通報存在的問(wèn)題，提出解決的辦法，并逐一落實(shí)考核。就財務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，應做好應收賬款賬齡、欠款等信息歸集，定期向加油站和相關(guān)部門(mén)發(fā)出催收通知及預警信號。
3．加強加油站資金的“三級監控體系”。一是通過(guò)統計員統計油量和銷(xiāo)售量，計量員盤(pán)點(diǎn)實(shí)物庫存，出納員盤(pán)點(diǎn)所收到的現金、支票，填報加油站進(jìn)銷(xiāo)存日報表和銷(xiāo)售資金核對表，實(shí)現加油站內部收入資金監控。
二是通過(guò)業(yè)務(wù)與財務(wù)的核對，抽查加油機走字和實(shí)物、現金盤(pán)點(diǎn)表，進(jìn)銷(xiāo)存日報表、資金回籠表監控轄區內加油站的貨款是否及時(shí)、足額存入指定銀行賬戶(hù)，實(shí)現片區（銷(xiāo)售中心）內部物流與資金流的銜接與收入監控。
三是通過(guò)信息中心收集全區加油站銷(xiāo)售資料，通過(guò)財務(wù)與業(yè)務(wù)的相互核對與分析，檢查片區（銷(xiāo)售中心）上報的進(jìn)銷(xiāo)存日報表、資金回籠表，同時(shí)，可以借助銀行查詢(xún)系統監控各片區（銷(xiāo)售中心）的貨款上劃情況，實(shí)現市級公司對片區（銷(xiāo)售中心）和加油站的收入監控。
三、落實(shí)資金管理制度執行情況的考核
完善的制度如果考核不落實(shí)到位，也只能是流于形式，所以，應在明確責任和制定違規處罰標準的基礎上，每月考核兌現。如：
對違反資金管理，視損失、情節輕重進(jìn)行行政處分、經(jīng)濟處罰；
對違反賒銷(xiāo)管理，欠款超過(guò)三個(gè)月的賒銷(xiāo)責任人實(shí)行專(zhuān)職清欠，限期收回；
對未經(jīng)批準擅自對客戶(hù)賒銷(xiāo)油品者、不按時(shí)收回貨款或將收回的貨款不及時(shí)交回公司入賬者、超限額賒銷(xiāo)者從嚴處理等。
四、加強加油站賒銷(xiāo)管理
1．完善賒銷(xiāo)管理的基礎工作。
�。�1）建立完善的賒銷(xiāo)客戶(hù)檔案�？蛻�(hù)檔案資料包括資信情況、信用政策、賒銷(xiāo)限額、賒銷(xiāo)期限等方面。詳細記錄客戶(hù)基本情況、購油履約情況，從中獲取資信信息，恰當評價(jià)客戶(hù)資信度。
�。�2）規范審批和賒銷(xiāo)合同。賒銷(xiāo)合同應規范版本，應由加油站或配送中心、業(yè)務(wù)、零售管理、公司領(lǐng)導逐級審批把關(guān)，實(shí)行縱向控制，多方監督。
�。�3）靈活賒銷(xiāo)策略。對不同信譽(yù)度的客戶(hù)進(jìn)行風(fēng)險評估，并采取不同的賒銷(xiāo)策略：對于低風(fēng)險的客戶(hù)，如政府部門(mén)，事業(yè)單位，經(jīng)營(yíng)、財務(wù)良好的大中型企業(yè)，允許賒銷(xiāo)，可以不收取保證金，但要簽訂合同并明確合理的賒銷(xiāo)限額和限制條件，賒銷(xiāo)期限一般控制在一個(gè)月內；對于一般風(fēng)險的客戶(hù)，如經(jīng)營(yíng)、財務(wù)平穩的企業(yè)，記賬客戶(hù)必須收取賒銷(xiāo)保證金，保證金金額應根據客戶(hù)的購油量、信用程度來(lái)確定，收取的保證金金額一般要相當于一個(gè)月的賒銷(xiāo)金額；對于高風(fēng)險的客戶(hù)，如個(gè)體戶(hù)，不能賒銷(xiāo)，應做到“錢(qián)貨兩清”，避免風(fēng)險。
2．嚴格賒銷(xiāo)過(guò)程的管理和監督。
�。�1）建立“誰(shuí)經(jīng)手、誰(shuí)負責”的賒銷(xiāo)制度。一是嚴格賒銷(xiāo)考核，明確當事人、經(jīng)辦人、批準人的責任，簽訂貨款回收責任書(shū)；二是運用經(jīng)濟手段促使責任人加快賒銷(xiāo)資金的回收，對超過(guò)合同（協(xié)議）約定期限的賒銷(xiāo)，按銀行同期貸款利率和實(shí)際超期天數扣減責任人聯(lián)量計酬勞務(wù)費，對造成損失的，全部由責任人承擔。
�。�2）合理確定最佳賒銷(xiāo)額度和賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的審批權限。一是根據現行銀行利率、賒銷(xiāo)額度、賒銷(xiāo)單位利潤與回收期限、客戶(hù)購油履約信用等確定最佳賒銷(xiāo)額度。二是賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)設定不同的審批權限，并根據經(jīng)營(yíng)情況靈活使用。
�。�3）加強對賒銷(xiāo)客戶(hù)的監控。一要及時(shí)跟蹤了解客戶(hù)欠款期間的經(jīng)營(yíng)、財務(wù)狀況，在經(jīng)營(yíng)、財務(wù)狀況趨好（壞）時(shí)，要及時(shí)調整賒銷(xiāo)策略；二要定期與不定期地與客戶(hù)函證對賬，確認賒銷(xiāo)金額的真實(shí)性；三要注意記賬客戶(hù)有無(wú)冒名頂替、一個(gè)客戶(hù)在多個(gè)加油站記賬等問(wèn)題。
3．做好應收賬款分析工作。
�。�1）實(shí)行應收賬款日監控、月分析制度。主要是分析增加的單位、原因、性質(zhì)，并提出處理意見(jiàn)，分析時(shí)按每一欠款單位分七個(gè)時(shí)間段做出明細表，報主管零售業(yè)務(wù)經(jīng)理、零售管理、監察室等部門(mén)進(jìn)行檢查。同時(shí)，對應收賬款實(shí)行賬齡滾動(dòng)管理。注意滾動(dòng)金額增大時(shí)，采取相應的措施。
�。�2）分析的內容應突出重點(diǎn)，抓住主要矛盾。運用靈活的分析方法。如：客戶(hù)風(fēng)險排隊、應收賬款平均收賬天數、應收賬款機會(huì )成本、應收賬款賬齡滾動(dòng)分析等。要善于總結經(jīng)驗。通過(guò)分析，總結成績(jì)和不足，確定下一步應采取的措施.
